Wat ga je doen als secretaresse?
Als Secretaresse ben jij de onmisbare schakel in het dagelijks functioneren van meerdere collega’s binnen het Siem-team. Jij beheert hun agenda’s zorgvuldig en proactief, stemt afspraken effectief op elkaar af en zorgt voor overzicht en rust in hun werkschema. Jouw bijdrage ondersteunt direct een soepele, efficiënte werkdag en daarmee ook onze zorgverlening. Je valt onder de bestuurssecretaris van Siem.
Je plant vergaderingen in en legt de ruimtes vast in TopDesk. Ook draai je je hand niet om voor het regelen van externe vergaderruimten. Je notuleert diverse overleggen zorgt voor verslaglegging van deze vergaderingen. Je kunt berichten filteren en goed inschatten welke prioriteit krijgen. Ook verzorg je de inkomende en uitgaande post en e-mails van meerdere mailboxen.
Jij:
- bent zelfstandig en proactief, om de complexe agenda’s van drie vaste collega’s (zoals managers of beleidsadviseurs binnen het Siem-team) te beheren.
- kan goed prioriteren, bewaken en afstemmen van afspraken, inclusief het beheren van conflicten in de planning.
- communiceert met interne en externe betrokkenen om afspraken in te plannen of te verplaatsen, met oog voor vertrouwelijkheid en zorgvuldigheid.
- denkt vooruit bij het plannen van vaste overlegstructuren, projectmeetings en belangrijke deadlines.
- signaleert knelpunten of onrealistische planningen en schakelt hier tijdig over met de betrokkenen.
- draagt zorg voor agenda technische ondersteuning bij hybride werken, zoals inplannen van Teams-overleggen en reserveren van vergaderruimtes via TopDesk.
Wat heb je verder nodig?
- Een relevant diploma op minimaal MBO-niveau 3, bijv. MBO secretaresse.
- Ervaring met professioneel agendabeheer voor meerdere personen.
- Uitstekende kennis van Microsoft Outlook en planningssystemen zoals TopDesk.
- Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en blijft kalm onder tijdsdruk.
- Je bent communicatief vaardig, klantgericht en discreet.
- Een scherpe blik, zodat je knelpunten kunt signaleren waarop je actie onderneemt.
- Je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie, prioriteert en schakelt soepel tussen verschillende niveaus binnen de organisatie.
Wij bieden jou:
- Een dienstverband van 24–32 uur per week binnen een open en informele organisatie. We hebben de intentie om dit te verlengen.
- Arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Geestelijke Gezondheidszorg.
- Inschaling volgens FWG 35 van de CAO GGZ (€ 2.392 – € 3.346 bruto per maand bij fulltime dienstverband).
- Je krijgt jaarlijks 8,33% vakantiegeld en een structurele eindejaarsuitkering van 8,33%.
- Werken in een hecht team waar korte lijnen en samenwerking centraal staan.
- Gebruik van telefoon en laptop.
- Een balansregeling waarbij je jaarlijks € 1000,- kunt inzetten voor extra verlof, extra scholing of als aanvulling op je salaris o.b.v. van een fulltime dienstverband.
- Je hebt recht op een goed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden, collectieve verzekeringen, sportfaciliteiten, een ruim opleidingsaanbod en een werkgeversbijdrage voor het pensioenfonds PFZW.
Visie van Siem
We geloven dat mensen zelf kunnen bepalen wat voor hen belangrijk is en sluiten daar met onze ondersteuning op aan. Zo kort als mogelijk, zo lang als nodig. Op deze manier bieden we de juiste, betaalbare maatschappelijke ondersteuning in de regio Hart van Brabant. Nu en in de toekomst.
Interesse?
Dan wil je vast wat meer weten. Bel gewoon even met Mireille Breed op 06 -20964294. Zij weet als management secretaresse veel over het werk, de organisatie en de taken.
Solliciteren
Wij ontvangen graag voor 1 juni 2025 je motivatiebrief en CV. Vul hieronder het sollicitatieformulier in. We laten je snel weten of we je uitnodigen voor een gesprek.