Toen Siem in 2023 van start ging, bleek al snel dat zorg bieden met elf organisaties tegelijk geen sinecure is. “Of beter gezegd: samen zorg bieden gaat al vanaf het begin heel goed. Maar het stroomlijnen van de processen eromheen was lastiger”, zegt Walter Kruithof, manager bedrijfsvoering bij RIBW Brabant en Siem. “Elke organisatie heeft namelijk eigen systemen, procedures, afdelingen en belangen. We moesten samen nog veel ontdekken en bij elkaar brengen.”
Een cliënt moet daar niks van merken. Die wil gewoon goede begeleiding, zonder gedoe. Daarom werkte RIBW Brabant als penvoerder van Siem in 2024 hard aan het centraliseren van de ondersteuning. Dat betekende het creëren van één intranet met alle informatie voor zorgprofessionals, één ICT-structuur, één financiële administratie. “Niet om de boel ‘over te nemen’, maar om de coalitie werkbaar te maken voor iedereen”, zegt Walter.
Een strakke ICT-structuur voor soepeler samenwerken
De grootste slag werd geslagen op het gebied van IT. Voorheen werkte Siem met een aparte eigen IT-omgeving, los van die van de moederorganisaties. “Dat was duur en onhandig, omdat medewerkers op één laptop moesten inloggen in twee systemen: die van de moederorganisatie en van Siem. Daardoor wisten mensen niet waar ze terecht konden met ICT-problemen. En het inloggen bij Siem of het wisselen tussen verschillende systemen was soms zó frustrerend, medewerkers waren daar – onnodig – veel te veel tijd mee kwijt.”
In 2024 werd de hele IT-structuur van Siem geïntegreerd in de omgeving van RIBW Brabant. Iedereen die voor Siem werkt, kreeg een nieuwe laptop. “Een investering, zeker. Maar die verdient zich dubbel en dwars terug. Vooral door het schrappen van dubbele systemen, efficiënter licentiebeheer en gedeelde kosten. Maar nog belangrijker: collega’s kunnen gewoon aan het werk, zonder technische hobbels.”
Kennis bundelen, rollen verduidelijken
Ook de financiële administratie van Siem is nu volledig geïntegreerd in het administratieteam van RIBW Brabant. “Dat geeft stabiliteit en borging. We voeren één administratie in plaats van twee. Dat voorkomt dubbel werk en verkleint de kans op fouten”, legt Walter uit. “Bovendien geldt ook hier dat mensen precies weten bij wie ze moeten zijn bij vragen.”
Op de afdeling Control van RIBW Brabant zijn nu collega’s die dedicated voor Siem werken, zegt Walter. “Het was nodig om die verdeling anders te maken, zodat Siem op tijd aan alle financiële verplichtingen en wet- en regelgeving kon voldoen. Een voorbeeld: op het moment dat de begroting en jaarrekening van Siem gemaakt moesten worden, was iedereen druk met de eigen jaarrekening. Zo’n project vraagt focus, maar de afzonderlijke organisaties konden hun eigen controllers maximaal een paar uurtjes missen. Heel versnipperd. De jaarrekening van Siem was voor hen eigenlijk extra werk – terwijl de afdeling vaak al onderbezet was. Er was niemand die zich er écht op kon toeleggen. Dan krijg je zoiets niet voor elkaar.” Hetzelfde geldt voor Communicatie. Er zijn twee collega’s van RIBW Brabant die zorgen dat het merkverhaal van Siem goed, consistent en consequent naar buiten gebracht wordt.
En hebben mensen vragen of problemen? Dan weet iedereen bij Siem nu waar ze terechtkunnen. “Ze bellen gewoon met ICT of Finance, en worden geholpen – ongeacht of ze van RIBW, Thebe of Amarant zijn. We maken geen onderscheid.”
Toegevoegde waarde voor alle partners
Walter is zich ervan bewust dat de groei van de teams van RIBW Brabant gevoelig ligt. “We trekken als penvoerder een stevige jas aan, dat klopt. Maar we doen dat om de zorg te verbeteren. Het laten functioneren van zo’n samenwerkingsverband moet niet ten koste gaan van de afzonderlijke organisaties. En vooral ook andersom. Het goed functioneren van de afzonderlijke organisaties mag niet ten koste gaan van Siem. Want Siem is er met een reden, en we willen allemaal dat het werkt. Voor iedereen. En dat doet het nu ook steeds beter. Omdat processen, rollen en systemen duidelijker worden.”
Meer tijd voor de cliënt
Of de cliënt iets merkt van al die veranderingen? “Niet direct”, zegt Walter. “Maar indirect wel. Omdat alles achter de schermen soepeler loopt, hebben zorgprofessionals meer tijd en ruimte om zich op de cliënt te richten. Bovendien zijn privacy en gegevensbeveiliging nu veel beter geregeld.”
Walter kijkt met trots terug op het afgelopen jaar. “We legden een stevige basis. Dankzij een steeds beter werkende backoffice kunnen de gebiedsteams van Siem doen waar het echt om draait: goede zorg leveren aan de mensen die dat nodig hebben.”